商业函的写作需要遵循一定的格式和原则，以确保信息的清晰传达和专业形象的维护。以下是商业函的基本结构和内容要点：
信头（Letterhead）
包括公司名称、地址、邮编、电报挂号、传真号、电传号、电话号码等。
通常以精致的字体印刷在信纸的顶端。
发文号（Reference No.）
为便利文件的归档与查询，应在较醒目的位置。
通常与信头间隔两行，有时也会放在全信结尾后。
日期（Date）
一般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
月份不宜缩写，也不宜用数字表示。
封内名称和地址（Inside Name and Address）
收信人的名称与地址通常在日期后空两行，位于信纸的左侧。
注意对收信人的称呼，如Mr., Mrs., Miss或Ms.，并可以辅以礼貌称谓和职务。
称呼（Salutation）
常用Dear Sirs或Gentlemen（敬启者），也可以直接写给某人，如Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓。
事由或标题（Subject Line/Caption）
通常以下划线标出事由，以Re或Subject：开头。
正文（Body of the Letter）
在事由或标题下空两行，开头正文。
正文应具体、清晰、简洁，叙述商业业务往来联系的实质问题。
结束语（Complementary Close）
常用Yours faithfully或Sincerely yours等，表示希望对方答复的要求。
署名（Signature）
写信人签名，通常写在结尾后另起一行或空一、二行的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
附件（Enclosures）
如有必要，可在信纸的左下用英文字母encl：或enc：表明后面是附件的内容。
商函写作建议
礼貌：使用正式和专业的语言，避免过于随意的措辞。
具体：提供具体的信息和细节，以便收件人能够清楚地了解您的观点或请求。
清晰：确保商函易于理解，避免复杂的句子结构和术语。
简洁：精简商函内容，避免冗长的段落和句子，只提供必要的信息。
示例
尊敬的[收信人姓名]先生/女士：
您好!
感谢您于[收到日期]来信，并已收到。
我方对贵方提出的关于[具体事由]的事宜非常重视，并已进行了详细研究。现就相关问题进行回复如下：
1. [问题或请求的详细说明]。
2. [对问题的回答或解决方案]。
3. [进一步联系的希望、方式和要求]。
希望以上回复能够满足贵方的要求，如有任何疑问或需要进一步讨论，请随时与我方联系。
此致敬礼!
[写信人姓名]
[写信人职位]
[公司名称]
[联系电话]
[电子邮箱]
[日期]
通过遵循以上结构和原则，您可以撰写出专业且有效的商业函件。
