档案管理的要求主要包括以下几个方面:
完整性要求
档案的收集要齐全完整,不遗漏任何有价值的档案文件材料。
档案门类的齐全,包括文书、科技、人事、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案等。
档案不同载体的齐全,包括纸质档案、实物档案、音视频档案、照片档案以及电子档案。
安全性要求
确保档案实体与信息安全,维护档案权益,避免档案损毁、丢失、失密、窃密等危险发生。
档案库房应当配备温湿度调控设备,工作人员定期定时检测和记录温湿度情况,通过设施设备将库房温湿度控制在合理范围。
科学性要求
遵循档案工作基本规律,根据档案的来源、内容、形成时间等不同特点,采取不同的整理方法,做到分类科学、排列有序、目录清楚、装订整齐。
档案编号应当规范,按文件、员工、财务部门规范管理。
规范性要求
档案的整理、保管、移交、接收、鉴定、统计和利用等环节应严格遵循相应的规范和标准。
档案管理工作应当标准化、规范化,通过法规手段实现档案管理工作的标准化、规范化,使档案信息资源得以共享。
高效性要求
在保证档案安全和规范的前提下,尽可能地提高档案管理工作的效率,确保档案信息的及时更新和有效利用。
现代化要求
将计算机技术、缩微技术等现代化技术应用于档案管理中,提高档案管理工作的效率。
对外合同编号要求
对有编号的对外合同,按合同编号作为档案编号。
其他要求
档案工作人员应当具备丰富的专业知识和工作技能,政治可靠、工作认真、忠于职守。
档案工作人员应当定期参加业务培训,不具备前述知识背景的档案工作人员,应当经过相关专业知识和技能培训。
这些要求旨在确保档案的完整性、安全性、科学性、规范性、高效性、现代化,并维护档案的合法权益,便于社会各方面的利用。